Cara menangani komplain pelanggan menunjukan arah bisnis Anda akan berkembang. Yang harus dipahami adalah pelanggan merupakan adalah sumber kehidupan bisnis Anda. Tanpa mereka, bisnis Anda tidak akan pernah berkembang. Itulah mengapa layanan pelanggan sangat penting.
Lebih dari sebelumnya, kehadiran internet dan sosial media membuat orang-orang menjadi semakin vokal tentang pengalaman mereka dengan sebuah bisnis. Jadi melayani mereka dengan sebaik-baiknya adalah kunci perkembangan sebuah bisnis.
Tidak ada yang suka menangani keluhan pelanggan, namun hal ini terkadang bisa menjadi peluang bagi bisnis Anda untuk tampil menonjol. Ini adalah kesempatan Anda untuk memberikan pengalaman yang memuaskan sehingga memupuk loyalitas.
Nah, di bawah ini adalah beberapa cara menangani komplain pelanggan dengan lebih cerdas. Prioritaskan cara berikut agar pelanggan Anda merasa semakin dekat dengan bisnis Anda!
1. Dengarkan Mereka
Terkadang, mereka hanya perlu memastikan bahwa Anda memperhatikan mereka. Jika mereka kebingungan atau menemukan suatu masalah, dengarkan mereka. Ini menunjukkan bahwa Anda peduli dan tidak mengabaikan mereka.
2. Minta Maaf
Ketika mereka menganggap ada suatu hal yang salah, segeralah minta maaf. Jangan terlibat dalam perdebatan untuk saling menyalahkan, namun beri tahu mereka bahwa Anda menyesal karena masalah yang mereka hadapi. Atasi masalah segera dan beri tahu mereka apa yang telah Anda lakukan.
3. Ajukan Pertanyaan yang Tepat
Ketika pelanggan datang meminta bantuan, tunggu hingga mereka selesai berbicara lalu catat semua yang mereka katakan. Anda perlu menggali lebih dalam masalah ini dengan mengajukan pertanyaan yang relevan. Ini akan membantu Anda memahami masalah lebih dalam dan menemukan solusi yang tepat untuk masalah tersebut.
4. Tampilkan Kesan Serius
Menampilkan kesan serius adalah cara menangani komplain pelanggan selanjutnya. Ini membuat pelanggan merasa penting dan dihargai. Tak peduli betapa konyolnya sebuah pertanyaan yang mereka ajukan, Anda tetap harus menangani dengan serius. Pelanggan bisa sangat sensitif dan akan tahu apakah Anda benar-benar peduli dengan mereka atau tidak.
5. Besi Solusi
Tawarkan solusi sepadan yang bisa mengatasi masalah mereka. Ini bisa berbentuk pengembalian uang atau voucher maupun layanan gratis. Memahami masalah dengan baik dan rinci akan membantu Anda lebih tenang dan percaya diri saat menawarkan solusi.
6. Akui Batasan Anda
Jika Anda merasa tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan, bantu mereka menemukan alternatif. Apakah solusi itu adalah bisnis Anda atau lainnya, mereka akan menghargai upaya ekstra yang Anda lakukan untuk membantu mereka.
7. Selalu Tersedia Setiap Saat
Cara menangani komplain pelanggan berikutnya adalah selalu tersedia untuk pelanggan. Jika pelanggan Anda selalu online, pastikan Anda merespons dengan cepat dan informatif kepada klien di setiap platform.
8. Dokumentasikan Tanggapan Mereka
Sering kali keluhan bisa menjadi peluang tersembunyi dalam meningkatkan produk atau layanan. Mendokumentasikannya dapat membantu Anda mengidentifikasi kelemahan, masalah, dan tren. Ini bisa menjadi sebuah kesalahan yang harus segera Anda atasi agar pelanggan lain tak mengalami hal serupa.
9. Follow Up
Menghubungi pelanggan Anda setelah menemukan solusi untuk mereka mungkin merupakan hal terakhir yang ingin Anda lakukan. Namun setelahnya melakukan follow up adalah hal yang paling penting bagi mereka. Ini memberi tahu mereka bahwa Anda peduli dengan masalah mereka.
Baca juga: Apa Itu Closing dalam Bisnis dan Tips Suksesnya
Menangani keluhan pelanggan memang bukan sebuah hal yang menyenangkan, namun dengan cara menangani komplain pelanggan yang cerdas kemungkinan besar akan menumbuhkan kesan yang baik di mata pelanggan. Kunjungi https://a-creative.id/ untuk berbagai tips bisnis pilihan atau ikuti atau ikuti @acreative.id di Instagram untuk konten menarik lainnya.
